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由手工会计转变为会计信息系统可行性分析报告
在全球经济贸易一体化的今天,经济往来变得越加的频繁和密切,于是传统的手工会计已经不能很好的去适应当下经济全球贸易化的形式,从传统的手工会计转到会计信息系统是一个过程,对其可行性的研究分析是很有必要的,来看看由手工会计转变为会计信息系统可行性分析报告!
由手工会计转变为会计信息系统可行性分析报告
摘 要:在贸易全球化的今天,会计电算化已成为湖新公司当前会计工作的主要工具,是提高工作效率,运用机技术代替手工记帐的基本方式。市场经济的高速,全球经济贸易的复杂多变,以互联网为基础的商务日趋活跃,会计电算化不仅减轻了财会人员的劳动强度,为会计工作节省大量的人力、财力和时间;同时也提高了会计信息收集、整理、传输、反馈的速度和准确度,提高了会计的分析决策能力,但会计电算管理仍然出现了许多新的问题。辨证地了解新形势下会计电算化的现状,客观地会计电算化面临的问题,探求其原因,有针对性提出解决问题的对策和措施,不仅对会计电算化工作,而且对整个会计系统,都具有十分重大的作用。
一、会计电算化与手工会计的区别
现代科学技术革命,尤其是电子计算机技术的发展向传统会计领域发起了强烈的、前所未有的冲击和挑战,它促使我们必须对当前的会计理论与方法进行深刻的反思。本文拟从会计的本质人手,对电算化会计信息系统与手工会计信息系统的技术特点进行比较分析。
(一)从会计本质认识会计技术基础的革命
会计是社会生产力发展的产物。随着现代经济与科学的飞速发展,人们逐渐加深对会计本质的认识,即会计是一项对会计信息、处理、输出的经济信息系统,其主要职能是为人们提供经济活动(价值运动)的状态、结构、历史及未来趋势的画面。如图所示:
会计的各项活动均可以体现为对信息的某种作用,比如,原始凭证的审核与记帐凭证的填制,是信息的提取与确认;登记帐簿是信息的分类存储;成本计算是信息的计量;帐务检查与核对,是会计内部信息的反馈;编制会计报表是信息的输出等等。具有这些特征的会计活动,既相互区别,又相互联系,环环相扣,构成一个有序的信息处理过程。对这一信息处理过程,从技术手段上可以分为手工会计信息系统与电算化会计信息系统,而值得注意的是,二者所呈现出的迥然不同的技术特性。
(二)手工会计信息系统的技术特性。
手工会计信息系统主要由纸张、笔墨、算盘等物质工具作为技术支持,其对会计信息的处理表现为如下特征:
1、复杂性具体有:
(l)信息关系复杂,会计信息主要包括资产、负债、所有者权益、成本、损益等几大部分。这些信息有着相互依存,相互制约的紧密关系,如资产、负债与所有者权益之间的平衡关系,成本与损益之间的消长关系,总括信息与明细信息的核对与统辖关系;
(2)信息接口复杂,会计信息是以货币形式综合地反映企业的生产经营活动,其信息的源点和终点触及供、产、销每个环节以及人、财、物每个部门或单位;
(3)信息计算复杂,会计信息的处理过程自始至终离不开各种计算方法,如;固定资产折旧的直线法、双倍余额递减法、年数总和法,存货计价的移动加权平均法、先进先出法、个别认定法,产品成本计算的品种法、分批法、分步法等。
2、有序性会计系统对经济活动的反映与监督是根据经济业务发生的先后顺序连续不断地进行的,即根据主体每一经济交易或事项发生的时间先后顺序,填制和审核会计凭证,设置和登记会计帐簿,试算和编制会计报表,进行财务分析,其间,涉及会计信息的判断、确认、分类、计算、组合、复核、记录、再分类、再重组等多个技术环节来生成对外会计报表和对内财务报告,从而,再开始下一个会计期间的循环。这些环节环环相扣,循序渐进,不得随意打乱和跳跃。
3、规范性会计信息处理具有一整套系统、完整的程序和方法,必须遵循“企业会计准则”、“企业财务通则”以及行业会计制度的规定,会计信息的收集、处理、交换均必须以有形的实物为载体,如出库单、发票等原始凭证,活页式、订本式的帐簿,具有一定格式的会计报表等,对于每一环节的处理结果都具有可验证性,并可追溯其来龙去脉,提供清晰的审计线索。
4、分散性由于会计信息系统综合、系统地反映企业经济活动的全貌,使得会计信息处理的工作量很大,在手工条件下需要由多名会计人员分工协作才能完成。为避免人工在任何环节与任何时侯都可能出现的计算、记录等方面的差错,根据复式记帐原理,环环检查、平行登记、帐证核对、帐帐核对、帐表核对、试算平衡等技术要贯穿于整个处理过程。
5、单一性具体表现为:
(1)会计主体的单一,会计信息系统仅收集、处理和交换与主体直接相关的经济事项的信息,而不包括所在行业的信息,以及与企业有关的国家宏观经济政策或市扬信息,如产业结构调整政策、有关股票市价:
(2)会计期间的单一,在手工条件下,会计系统只能以“月”作为最小会计期间来提供会计信息,而不能提供更小单位期间的信息,如某产品的“周成本”或“日成本”;
(3)货币计量的单一,会计系统只收集、处理和交换能够用货币描述的经济事项的信息,而不包括非货币计量的信息,如企业人力资源的投资与更新、企业环境绿化与“三废”治理的信息;
(4)核算方法的单一,会计系统只确认主体认定的核算方法所生成的信息,而不包括其他备选方法或程序所可能生成的信息,如主体认定存货计价采用先进先出法,系统便不能存储和生成后进先出法、加权平均法、个别认定的存货信息; (5)信息确认的单一,会计信息系统仅收集、处理和交换已发生的经济事项的信息(历史成本),而不包括未发生的经济事项的信息,如未决诉讼、潜在的市场利润与风险等。
(三)电算化会计信息系统的技术特性
在人类即将跨人21世纪之际,电子计算机技术在会计领域已得到很大发展。电子技术与会计二者相互交融、渗透,使会计系统功能空前的强大。电子计算机这种新型的信息处理工具,置换了传统的纸张、算盘,它的介人引发了会计发展史上的又一次革命。与手工系统比较,电算化会计信息系统在保持原有共性(规范性)的基础上,又别具如下技术特性: 1、集中性具体表现为;
(l)信息处理的集中,会计电算化后,原在手工条件下需要由多人不同岗位分别完成的记帐、算帐、报帐工作往往只需一二台计算机即可实现。在网络或多用户的环境下,同一组信息可以被不同的用户共享,信息处理集中化的特性更加明显;
(2)信息存储的集中,在电算化条件下,系统信息是集中连续存储的,只要计算机有存贮空间,可跨年度储存和利用会计信息。如此,对财务分析与管理尤为重要。
2、自动性由于电子计算机具有强大的运算功能,系统由计算机来执行从会计凭证到财务报告全过程的信息处理,人工干预大大减少,客观上消除了手工方式下信息处理过程的诸多技术环节,如平行登记、错帐更正(划线更正法、红字更正法)、过帐、结帐、对帐试算平衡等,再者,计算机又承担起计提折旧、存货计价和成本计算等繁杂的核算工作。因此,相对于手工系统而言,电算化会计系统的技术性及其复杂程度也大幅度降低。
3、多元性具体表现为:
(l)收集信息的多元化,在企业管理信息系统电算化的基础上,会计系统通过对各个部门的信息接口转换、接收货币形态的信息,同时亦可接收非货币形态的相关信息,其信息渠道更加宽敞;
(2)提供信息时间的多元化,在电算化会计系统中,会计期间已不再是提供会计信息的约束条件,不仅可以按照既定的月、季、年来披露会计信息,而且可以随机快速地生成所需信息,如某种产品的“日成本”、“周成本”。并可对系统实施实时控制;
(3)处理信息方法的多元化,电算化会计系统在主体认定的计算方法(如固定资产折旧的直线法)的同时,如果需要亦可选用其他备选方法(如双倍余额递减法、年数总和法)进行试算,比较差异。此外,由于系统接收(或调用)了大量非货币形态的相关信息,便于系统运用有关数学模型和方法,进行财务分析、预测和决策;
(4)提供信息空间的多元化,借助于信息处理方法多元化的结果,电算化会计系统提供信息的空间非常广阔,根据需要,有货币形态的信息,亦有非货币形态的相关信息(如职工的招聘与下岗、社会公益事项),既有历史信息(历史成本),也有现在信息(重置成本、市场公允价值)和未来信息(预定成本、目标利润);
(5)提供信息形式的多元化,随着计算机多媒体技术的采用,电算系统除了提供数字化信息,也可提供图形化信息(如财务分析的直方图、折线图)以及语音化信息(如有声分析报告)。
综上所述,我国目前的会计理论与方法仍旧立足于延续了几百年的、以手工处理为技术特征的基础上,并充分考虑到现代信息技术其强大信息处理能力的潜能。如果我们能够认识到这一点,从电算化会计信息系统的技术特性的新观点出发,研究和发展现代会计理论方法,实现会计职能由“核算型”向“管理型”的战略转移,那么,会计这门古老而悠久的学科必将焕发出新的青春
二、会计电算化的定义与其在我国的发展
(一)会计电算化的定义
“会计电算化”一词最早是 1981 年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。可以简单地将其理解为“将现代有关电子计算机方面的技术应用到会计实务中”,具体地说,就是利用会计软件,指挥各种计算机设备代手工完成,或完成在手工下很难完成,甚至无法完成的会计工作的过程。
随着会计电算化事业的不断发展,电算化的含义得到进一步的引伸与发展。它不仅涉及到会计核算, 而且涉及到会计管理、会计决策等会计工作。对于会计电算化的含义,有很多说法。有人认为:会计电算化是企业通过电子数据处理系统处理会计信息的方法;也有人认为:会云电算化是利用电子数据处理方式,实现对会计数据收集、存储、传输和各种加工处理自动化的一种会计。
现在大家普遍认为:会计电算化是一门会计边缘学科,是现代会计学科的重要组成部分,是将计算机技术用于会计工作中,进行会计核算、会计管理、会计决策的人-机相结合的控制系统。
(二)我国会计电算化的发展历程。
根据会计信息系统的结构、以及开发平台与技术的变化过程,可以大体上将我国会计电算发展划分为以下四个阶段:
第一阶段:会计电算化理论研究与定点开发阶段(20世纪80年代初)。 在这一时期的定点开发工作进行得非常艰难,应用单位并不完全了解计算机技术,也不能全面描述自己的业务需求。由计算机技术人员和企业财务人员组成的开发组只能在摸索中前进。
第二阶段:第一批商品化会计软件开发阶段(20世纪80年代中期至20世纪90年代初期)。
在这期间开发出的商品化会计电算化软件主要是以计算机替代手工会计核算和减轻会计人员的记账工作量为目标,一般人们称之为“核算型”会计电算化软件,其主要功能包括账务处理、报表生成、工资核算、固定资产核算、材料核算、销售核算和库存核算。各模块可以独立运行,模块之间在结构关系是松散的,不
能称之为一个系统整体,未能解决数据重复录入和数据一致性控制机制等问题。 第三阶段:商品化会计电算化软件不断成熟阶段(20世纪90年代中期)。 由于在第一批商品化会计电算化软件的开发与应用过程中积累了丰富的经验,这一阶段从一开始就进行规范化总体设计,并在功能上做了较大调整,主要功能包括系统管理、账务处理、资金管理、报表、工资、固定资产、采购与应付账款、销售与应收账款、库存管理等。
第四阶段:会计电算化软件向企业管理信息系统发展阶段(20世纪90年末至今)。
这一时期推出的大型企业管理信息系统不仅限于解决企业财务管理问题,而且要对企业的资金流、物流和信息流进行一体化、集成化管理。
三、我国会计电算化的现状
(一)新形势下会计电算化特点
会计电算化是会计进人信息化的基础,是今后企业决策的重要依据,是会计体制改革的突破口。从总的情况看,经过多年的实践和改进,会计电算化的形势和基础比较好,基本完成手工会计记帐向电脑会计记帐的转变。随着新的会计电算化软件的应用,会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变,形成以会计软件为核心,融管理、计划、分析为一体的会计电算化管理信息系统。各级各部门都广泛应用会计软件,实现了从DOS平台迅速向Windows平台转变;后台数据库正逐渐由XBASE数据库向互联网络数据库转变。管理机制符合我国《企事业会计准则》及其配套的行业会计制度。人员素质逐渐提高,操作水平日益熟练,系统的安全性与保密性加强,显示财政系统会计电算化以向优良、稳定、科学的方向发展。
(二)会计电算化在实施应用的现状
湖新公司会计电算化基本普及,它不仅减轻财会人员的劳动强度,为会计工作节省大量的人力、财力和时间;同时也提高了会计信息收集、整理、传输、反馈的速度和准确度,还提高了会计的分析决策能力,使会计工作能更好地满足湖新公司管理的实际需要。但是由于财务工作本身的特点,一些小企业管理基础相对薄弱,财务人员业务水平偏低,造成企业会计电算化工作实践中存在一些不尽人意的地方,会计电算化工作也往往局限于替代手工会计核算,阻碍了企业会计电算化向更深层次发展。同时由于网络财务、电子商务的迅速兴起对会计电算化也提出了更高的要求,从而将我国企业在运用会计电算化的过程中存在的一些需待解决的问题也暴露出来。
四、会计电算化存在的问题及风险
1、会计软件发展模式的局限性。我国的软件开发公司,都强调突出自己的会计软件开发模式和特点,造成大部分会计软件相互不能兼容,使用方法上也存在差异,给用户带来不便。如现在的用户软件或金蝶软件等。由于财务人员会计电算化基础知识相对薄弱,会计软件经销商为了自己的利益不得不负担起对用户单位操作人员的培训、初始建账等方面的责任。也就是说,销售的数量和范围越大,需要服务的对象和范围也就随之提高。这种软件不兼容性的结果影响了会计电算化的发展。
2、内部控制的风险。会计电算化在很大程度上减轻会计人员的工作量,但同时也增加了操作人员、系统维护人员的责任,带来了许多新的要求,提出了新的问题。目前,不少单位没有严密的管理制度或有章不循,使得会计电算化不能正常健康运转。加上基础工作薄弱,建立在此基础上的电算化管理也就出现一些问题,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量。
3、人员职责集中带来的风险。手工会计系统强调组织内部人员职责分明,相互牵制,每一步作业步骤都留有原始记录。在会计电算化操作中,由于管理员和操作员常常被赋予一定的访问权限,在相对开放的网络环境里,有可能掌握重要的财务信息,窃取企业商业机密,如果缺乏有效的控制,将给企业带来不可估量的损失。
4、数据输入输出错误风险。在电算化条件下,会计数据来源于原始凭证或记账凭证,如果缺乏有效的控制,一旦输入错误的数据,计算机接受这部分数据并进行自动化处理,将引发错误的连续性和重复性,造成会计账簿和会计报表等信息输出错误,给投资人、债权人及其关联单位等信息的使用者带来重大损失,会计数据的真实性和完整性难以保证。
5、信息存储无纸化风险。在计算机会计信息系统中,数据处理大致分为输入信息、加工信息和输出信息三个基本环节,虽然信息传递仍可以通过纸面文件的形式来完成,但加工过程的自动化可能导致可视性审计线索逐渐消失,除了部分原始凭证和打印输出的报表外,大多数会计信息是以机器可读的形式存储在各种磁介质中,这种数据存储方式有可能给系统带来许多风险,由此产生的大量会计信息以电子数据的形式存储,网络数据的共享性使得电子数据面临着更加严重的安全威胁。
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