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加强高校基建会计档案治理毕业论文
【摘要】 由于高校基本建设周期长,不能在会计年度终了后一年内将基建会计档案移交本单位档案机构同一保管,会计职员又缺乏相应的档案治理经验,导致基建会计档案一度处于真空状态,造成基建会计档案损失,甚至为某些不法分子带来可乘之机,增加高校基建财务风险,所以加强和重视高校基建会计档案治理乃是当务之急。
【关键词】 高校;基建会计;档案治理
高校的基建会计档案,是会计档案和基建档案的重要组成部分,但两者又有所区别,基建档案是指记录和反映高校在基建活动过程中形成的重要历史资料和证据,包括基建会计凭证、会计账簿、会计报表、经济合同和协议、会计档案移交清册、会计档案保管清册等会计核算专业资料。是高校档案卷宗的重要组成部分,基建会计档案由于具有信息量大、时效性强、查阅频繁等的特点,利用传统的会计档案治理手段和方法很难满足所有高校基建财务信息使用者的要求,加上电子档案的出现也给基建会计档案的治理提出了新的挑战。
一、高校基建会计档案收集范围
一是基建会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。二是基建会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿,其它会计账簿。三是财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括资金平衡表、待摊投资明细表、基建借款情况表、基建投资表和交付使用资产明细表等。四是其它类:银行存款余额调节表、银行账单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
二、高校基建财务档案治理的现状及存在题目。
(一)高校专职档案治理职员,只注重学校文书档案治理而不重视会计档案保管
会计档案的使用和查阅往往只是局限于会计职员和审计职员,档案治理职员以不熟悉会计业务为由,以为会计档案保管就是会计职员的工作,会计档案移交后,固然集中于高校档案治理部分集中保管,但却置之一旁,无人问津,时有散落现象。会计档案不同于普通文书档案保管,高校在文书档案治理制度上已相对完善,会计档案在移交时,固然有移交清单,基建财务职员也按正常要求装订会计凭证,但是不可能盘点凭证张数,档案盒没有封条,出现档案遗失题目后,会计职员和档案治理职员责任相互推诿,加大了会计档案治理的难度,这也是专职档案治理职员不愿接手会计档案原因之一。
(二)高校基本建设周期长,难以即时移交基建会计档案
按照《会计档案治理办法》规定会计年度终了后一年内将基建会计档案移交本单位档案机构同一保管。由于目前高校基建单独建账,与高校事业账实行的是不同的财务制度,事业和基建会计职员按照岗位设置分工,相互独立,基建项目没有竣工结算进行资产移交前,一般不进行合账处理。再者,由于供给商往来、项目用度查询、工程预决算审计、项目审计等原因经常需要调阅基建会计档案,事业档案会计职员不愿接手基建会计档案进行编号进档,增加了中间移交环节,导致基建会计档案移交不及时。
(三)基建会计档案保管职员缺乏相应的长期档案治理经验,严重影响会计档案保管质量和寿命
财务职员固然熟悉账务处理,但是缺乏会计档案治理常识,加上有些高校领导意识不到财务档案治理的重要性,不重视财务职员档案治理的培训。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点。由于保管环境不当,造成基建会计档案霉变、毁坏甚至遗失,加大高校财务治理风险。档案借出不履行相关手续,不经单位负责人批准,随意查阅或者复印,致使基建会计档案可能被涂画、拆封和抽换。
(四)基建会计职员不熟悉基建业务和会计档案的分类,致使基建会计档案查找困难,甚至会造成工程款超付现象
《会计法》规定除结账和更正错误的记账凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。有些会计职员却不清楚附哪些原始凭证,由于施工合同、验收报告、工程变更单等原始凭证较厚,难以订本包装,会计职员不对这些凭证进行单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。不便于工程付款记录的查对和竣工结算审计等。会计档案有不同的保管期限,一味笼统将基建财务治理档案全部作为原始凭证放之于记账凭证后装订,后继职员因不了解经济事项的来龙往脉,增加后继工作量。
(五)会计电算化高校基建财务职员安全意识淡薄
很多高校基建账务处理采用电算化形式,有些会计职员用电算化上网,在防火墙有漏洞的情况下,易遭攻击,导致系统瘫痪,数据泄露和丢失。日常工作中,不做好电子备份工作;银行存款日记账和现金日记账不采用订本式账簿,不当日打印核对,只是年末一次性打印装订。档案移交时不注重电子档案移交和保管,只将纸质档案移交,不利于高校信息化发展。
三、加强高校基建会计档案治理的措施
(一)在财务部分配置临时档案库房,指定非出纳职员治理基建会计档案
财务部分档案库房门窗要坚固,配备相应的设施做到防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防光、防腐蚀、防失密。财务部分每年形成的基建会计档案,同一由会计档案治理员按照回档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的基建会计档案,会计年度终了后,在财务部分保管不超过一年。期满之后,同一由会计档案治理员编制移交清册,移交学校综合档案室同一保管。移交学校档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,如需要拆封重新整理的,学校综合档案室应当会同基建会计档案经办职员共同拆封整理,以分清责任。见表1:会计档案资料移交清册。
(二)加强基建会计职员岗位培训,进步基建会计档案的案卷质量
高校领导和相关职员应进步对基建会计档案治理的熟悉,加强和组织基建会计职员认真学习《会计法》、《会计档案治理办法》和《高校档案工作规范》,制定会计档案治理标准,对会计档案进行规范治理,将会计档案治理及操纵技能的培训,纳进基建会计职员岗位培训中,要求从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练把握会计档案治理的基本知识与操纵技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作,为单位领导的决策提供真实、可靠的依据。同时要求会计职员对基建会计档案在工程的不同阶段进行整理分类,与会计核算同步,可以方便会计职员和审计监视部分职员的频繁利用,达到了基建财务档案立卷整理科学和有效利用的目的。另外基建财会职员不仅要熟悉财务会计专业知识,还要把握基本建设知识, 通过多渠道多层次进步素质和业务水平,使基建会计工作逐步转向对基本建设投资全过程的决策、控制、核算、反映和监视。基建会计职员熟悉基本建设过程和建设工程方面的知识,便于搜集基建原始凭证和完善基建会计档案建设。
(三)完善基建会计档案治理的各项规章制度,确保基建会计档案的安全与完整
按照相关法律、法规的要求,根据高校自身的特点制定适合本单位的基建会计档案治理制度,制定基建会计档案的回档范围、回档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。基建会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,必须经单位负责人批准后,方可查询和复制,并履行登记手续,基建会计职员和借阅职员对基建会计档案内容除单位负责人同意和司法需要不得对外泄露,否则追究相关职员责任。对高校电算化的电脑杜尽上外网,防止档案泄密和被篡改。对基建会计档案的销毁严格履行程序,向单位负责人申请,同意后方可由档案治理部分和会计职员共同参与,销毁档案期满、不存在未了事项和正在建设的项目的基建会计档案,并认真填写基建会计档案销毁清册。见表2:档案借阅(复印)登记表和表3:会计档案销毁申请表。 (四)加强基建会计档案治理的考核和监管力度,促进高校基建会计档案优化科学发展
学校财务部分和档案部分应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。不定期组织会计职员到其他高校财务部分和档案部分参观学习,对会计档案治理过程中存在的疑难题目和得力措施进行经验交流。将基建会计档案规范化治理纳进会计常规业务检查中,对基建会计工作的整体性和连续性的检查与监视。对基建会计档案职员,成绩突出的应给予表奖;对分歧格的职员应给予批评,限期改进或进行撤换。并对考核的结果记进个人业务档案,与会计职员的职位和职称提升挂钩,进步基建会计档案职员的主观能动性和责任感,以保证高校基建档案建设的科学可持续发展。
(五)建立高校内部职能部分网络平台,实现基建会计档案治理现代化
在基建会计档案回档和移交时,利用现代化手段将同一份档案的纸质版和电子版同时回档和移交,这也要求档案治理职员具备保管软盘、硬盘和光盘的常识。在高校各职能部分之间按照权限建立内部网络平台,将电子基建会计档案上网,通过网络交流,满足各职能部分日常查询、数据分析和编制报表的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,避免原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于档案资源的同一整合,极大地进步了工作效率和工作质量,为高校领导决策层及时做出科学公道的判定提供信息支持。
(六)加强基建会计档案治理的宣传力度,获取各方支持
基建会计档案的治理不仅是会计档案治理职员和基建会计职员的常规工作,还涉及其他各职能部分和施工承建单位,是一项长期艰巨的复杂工作,平时财务和档案治理部分要加强对外部分的基建会计档案治理宣传力度,争取各方面的支持,以便及时、系统地收集到所需的基建会计原始资料。
总之,高校基建会计档案是记录高校基本建设和发展过程中的具体历史资料,是具有参考价值和法律效力的书面证实,必须重视和加强对基建会计档案工作的治理,建立基建会计档案的立卷、回纳、保管、查阅和销毁等治理制度,实现高校会计档案的信息化,保证基建会计档案安全、完整、方便查阅,更好地为高校可持续健康发展服务。
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